Cómo elaborar una guía de procedimientos administrativos en la iglesia

Guía de procedimientos en la iglesia: En la ausencia de una guía de procedimientos clara, una iglesia puede caer en el desorden administrativo

UNA ESTRUCTURA CLARA PARA LA ADMINISTRACIÓN ECLESIAL

En la ausencia de una guía de procedimientos clara, una iglesia puede caer en el desorden administrativo y financiero. Esto lleva a confusión, desconfianza y el posible mal manejo de recursos, impidiendo una mayordomía fiel. La experiencia demuestra que una Guía de Procedimientos Administrativos no es un lujo, sino una herramienta esencial para la rendición de cuentas, el orden y la transparencia, fortaleciendo la congregación. A diferencia de los sistemas estatales y las empresas, muchas iglesias carecen de un sistema escrito que rija sus actos, lo que debilita la legalidad institucional y pone en riesgo los derechos de los fieles y el futuro del ministerio. Para elaborar una Guía de Procedimientos Administrativos, se debe considerar qué elementos de este aplican al contexto, a las leyes y regulaciones estatales vigentes en el país.

Elementos clave de una guía de procedimientos

Estos elementos son los componentes fundamentales que estructuran y organizan las actividades internas de la iglesia. Estos incluyen la definición clara de funciones y responsabilidades, los pasos para la ejecución de tareas específicas, los mecanismos de control financiero, y los procedimientos para garantizar la transparencia, el orden y la rendición de cuentas.

1. Definir roles y responsabilidades

• Identificar a los miembros del equipo administrativo (pastor principal, tesorero, secretario, comité financiero, etc.).
• Delimitar funciones claras para cada rol, estableciendo líneas de reporte y responsabilidad.
• Ejemplo: el tesorero lleva los registros contables y presenta informes mensuales al liderazgo o asamblea.

2. Ingreso y egreso de fondos

• Establecer métodos seguros de recepción de fondos (cultos presenciales, transferencias, sobres numerados).
• Definir procesos autorizados de egresos (firmas requeridas, topes por monto, requisitos documentales).
• Registrar todo movimiento financiero con respaldo (recibos, facturas, registros digitales o físicos).

3. Presupuesto y planificación

• Formular un presupuesto anual basado en proyecciones realistas de ingresos y prioridades ministeriales.
• Distribuir los recursos por categorías, como: mantenimiento, misiones, ayuda social, formación.
• Revisar el presupuesto trimestralmente para realizar ajustes basados en los cambios del entorno.

4. Transparencia y auditoría

• Realizar revisiones contables internas y externas de forma periódica.
• Presentar informes financieros resumidos a la membresía, fomentando la confianza y el testimonio cristiano.
• Promover una cultura de transparencia como parte integral del discipulado y la integridad eclesial.

Ejemplo de estructura de una guía básica

Una guía administrativa debe estar organizada de forma clara, práctica y comprensible para todos los miembros responsables del área administrativa. Debe incluir, por ejemplo, estos elementos:

1. Introducción y propósito del documento

• Justificación de la guía y objetivo principal: asegurar orden, eficacia y transparencia.
• Fundamento bíblico: 1 Corintios 14:40; Lucas 16:10; 1 Pedro 4:10; 2 Corintios 8:20- 21; etc.
• Aprobación pastoral o asamblearia.

2. Roles administrativos definidos

• Pastor principal: dirección general y validación de decisiones mayores.
• Tesorero: responsable de ingresos, egresos, conciliaciones y reportes.
• Secretario o administrador: registros, actas y comunicaciones oficiales.
• Comité administrativo: evaluación y acompañamiento de decisiones clave.
• Un ejemplo práctico: El tesorero debe presentar un informe mensual con comprobantes al comité administrativo antes del día 10 de cada mes.

3. Procedimiento para el ingreso de fondos

• Canales permitidos: cultos, donaciones, transferencias, eventos.
• Registro detallado de cada ingreso: fecha, monto, origen, firmantes.
• Depósito bancario en un plazo máximo de 48 horas posteriores a la recolección.
• Un ejemplo práctico: Toda ofrenda debe ser contada por dos o tres personas y registrada en el formulario «Ingreso N.º ___», firmado y entregado al tesorero.

4. Procedimiento para el egreso de fondos

• Toda solicitud debe presentarse con formulario firmado y detalle del gasto. Se podría tener un formato predefinido de esta solicitud, así cada involucrado ya conoce los datos necesarios para la misma.
• Aprobación según montos: Por ejemplo, (a) Hasta 100 dólares: con firma del pastor y tesorero; (b) Más de 100 dólares: con aprobación del comité o acta oficial.
• Registro obligatorio en el libro de egresos, adjuntando facturas o recibos.
• Ejemplo: ningún gasto puede ejecutarse sin haber completado previamente la solicitud de egreso, aunque ya se haya anunciado.

5. Presupuesto y planificación anual

• Elaboración previa al inicio del nuevo ejercicio fiscal.
• Incluir propuestas de líderes de ministerios y plan general de iglesia.
• Evaluaciones trimestrales con ajustes fundamentados en datos.
• Creación de fondos especiales: emergencias, misiones, eventos especiales.

6. Auditoría y revisión de cuentas

• Designación de los auditores internos
• Auditoría interna cada tres o seis meses.
• Auditoría externa anual (recomendada para iglesias medianas o grandes).
• Socialización del informe financiero a la membresía mediante asambleas o medios digitales.

7. Anexos

• Formularios útiles: ingreso/egreso, solicitud de fondos, balances mensuales.
• Formatos en versión editable.
• Glosario básico de términos administrativos.
• Herramientas y recursos recomendados para implementarla.
• Hojas de cálculo para control contable: ingresos, egresos, balances.
• Software para administración.
• Capacitación interna periódica para líderes.
• Uso de actas rubricadas, recibos numerados, cronogramas de revisión y formularios impresos/digitales.

Conclusión: constancia y visión espiritual en la administración

La Guía de Procedimientos Administrativos debe concebirse como un instrumento flexible, capaz de ajustarse a los cambios contextuales, estructurales y ministeriales de la congregación. Su función no es imponer rigidez, sino proporcionar orientación clara que facilite la toma de decisiones responsables y ordenadas. La flexibilidad permite revisiones periódicas, adaptaciones locales y la inclusión de mejoras según los recursos y dones disponibles. En este sentido, la guía no sustituye al discernimiento pastoral, sino que lo apoya.

Finalmente, la estrategia administrativa debe establecerse como el puente entre el ideal y la ejecución cotidiana. Toda iglesia tiene una estrategia, aunque muchas veces ésta no sea consciente ni eficaz. Incluir procedimientos claros para la toma de decisiones, la gestión financiera, la documentación y la supervisión pastoral, no resta espiritualidad, sino que la protege de la improvisación y el desgaste. Así, una guía bien concebida no solo ordena las tareas, sino que refleja una comprensión madura del liderazgo cristiano.

Una iglesia que honra a Dios en lo pequeño resplandece con autoridad moral frente a un mundo desesperanzado. El valor de una guía no radica solo en su redacción, sino en su implementación sostenida. La buena administración es un acto de adoración, una forma de ejercer fielmente la mayordomía dada por Dios. La iglesia que rinde cuentas honra a Dios, bendice a su comunidad y se posiciona como un testimonio creíble ante el mundo. Por eso, en el siguiente artículo deseamos dar recomendaciones sobre cómo aplicar la guía, capacitar equipos y evaluar su efectividad a corto y largo plazo.

Fuentes y referencias

1. Chiavenato, I. (2009). Administración de recursos humanos (9.ª ed.). McGrazHill.
2. Souto, J. A. (2025). Algunas cuestiones básicas en torno a una posible ley de procedimiento administrativo. American Theological Library Association.
3. Malphurs, A. (2005). Realidades del ministerio: Lo que no les enseñan a los pastores en el seminario. Editorial Portavoz.

Por Marcelo Pereyra (fortalezaparaguay@gmail.com)

Casado hace 22 años con Vivian Álvarez, tienen tres hijos: Mayvi, Marcelo Josué e Ithan. Ingeniero Comercial (Universidad Tecnológica Intercontinental, UTIC), ha realizado una Maestría en Liderazgo y Consejería Pastoral (UEP sede IBA), en proceso de tesis. Pastor principal de la Iglesia Hnos. Menonitas CCM en Capiatá. CEO y fundador de Fortaleza Construcciones. Ha sido presidente de Juvenil MVD y es actualmente miembro del comité ejecutivo de la Convención Evangélica de Iglesias Paraguayas Hermanos Menonitas.