Contrariamente a lo que algunos afirman, realizar un cronograma eclesial es una actividad espiritual. Porque no trata solamente de establecer…
Herramientas y procedimientos para su elaboración
Habiendo establecido la importancia de un cronograma eclesial, en el artículo anterior en esta serie, nos abocaremos ahora a saber cómo se elabora el mismo.
Una tarea espiritual
Contrariamente a lo que algunos afirman, realizar un cronograma eclesial es una actividad espiritual. Porque no trata solamente de establecer el cronos, esto es, el tiempo cronológico de inicio y finalización de cada actividad. Requiere fundamentalmente reconocer el kairos o tiempo oportuno para cada una de esas actividades. Y todo esto es revelado y guiado por el Espíritu de Dios.
Elaborar y establecer un cronograma responde a la premisa bíblica: «Pero háganlo todo de manera correcta y ordenada» (1 Cor. 14:40 TLA). Al hacerlo de esta manera, somos intencionales y proactivos en la administración del tiempo y de los recursos físicos y humanos que Dios brindó a su iglesia para llevar a cabo la misión encomendada.
Establecer un cronograma eclesial significa aprovechar bien el tiempo y evitar que se escurra como el agua entre los dedos hacia cosas secundarias, intranscendentes e improductivas.
Elija la herramienta más conveniente
Existen algunas herramientas disponibles que se pueden utilizar para hacer un cronograma. Una de ellas es el llamado Diagrama de Gantt. Es el más utilizado por su sencillez, ya que representa por medio de barras horizontales cada una de las actividades planificadas que deben llevarse a cabo y los tiempos de inicio y terminación asignados para su realización.
El Diagrama PERT es similar pero también relaciona en red todos los procesos y actividades establecidos, destacando el grado de dependencia entre ellas. Por su parte, el Diagrama CPM es un tanto más sofisticado y complejo. Este método permite una mayor optimización de tiempo y recursos ya que indica los caminos más cortos para la realización de cada componente o tarea.
Elaborando el cronograma eclesial
Elaborar un cronograma debe ser una acción intencional para poder alcanzar exitosamente las metas de la planificación de la iglesia. De esta manera, la iglesia crecerá y se proyectará a cosas aún mayores. Para elaborar y establecer el cronograma es imprescindible la participación de los pastores y de los líderes de cada ministerio o área de la iglesia. En oración y ánimo de equipo trabajarán guiados por el Espíritu de Dios.
En la práctica, las iglesias pueden tener un cronograma general anual donde se reflejan y calendarizan cada una de las actividades y acciones que surgen de la planificación estratégica. Y luego, un cronograma mensual más específico y detallado. Esto facilita el flujo de actividades y la visualización rápida de los plazos y tiempos establecidos.
De este diagrama general puede derivarse fácilmente el cronograma particular que cada ministerio o área de trabajo tiene que desarrollar, y su posible interrelación con los demás ministerios de la iglesia.
Pasos para crear el cronograma
El equipo encargado de realizar el cronograma debe hacer lo siguiente:
1. Enumerar cada actividad que forma parte de la planificación y determinar cuánto tiempo se requiere para cada una de ellas. Hacer un repaso: ¿Habría que descartar o al menos modificar algo? ¿Todas las actividades tienen un sentido o propósito claro?
2. Asignar la responsabilidad sobre cada actividad al ministerio que corresponde y a su líder. Será el encargado de brindar información y de rendir cuentas del desarrollo del cronograma a los pastores y demás líderes.
3. Determinar el orden de las tareas o actividades. Se debe establecer un orden lógico. ¿Cuáles tareas necesitan finalizarse primero? ¿Hay actividades que no pueden iniciarse hasta completar otras? Tan sencillo como no comenzar a levantar paredes si aún no se han colocado los cimientos del edificio.
4. Asignar fechas de inicio y de finalización para cada actividad siguiendo la secuencia lógica. Ser flexibles y tener en cuenta proporcionar tolerancias o márgenes adicionales de tiempo ya que pudieran surgir imprevistos que retrasen o demoren la tarea. De esta manera se evita paralizar toda la planificación.
5. Revisar posibles superposiciones, y la acumulación o saturación de actividades en un corto tiempo. Como los seres humanos, las iglesias tienen una cronobiología en el desarrollo de su vida y misión. Tener en cuenta los periodos del año en que hay mayor productividad y participación evitará el cansancio, el agotamiento y el desgaste en las personas.
6. Distribuir con equilibrio las actividades a lo largo del año. Revisar que ningún ministerio o líder es sobrecargado. Asegurar que no haya pocas personas teniendo que hacer muchas cosas. Esto resultará en una saludable administración de las energías y los recursos disponibles que producirá más y mejores resultados.
7. Imprimir o digitalizar el cronograma para que cada líder de equipo o ministerio lo tenga siempre a mano. Es recomendable ampliarlo y colocarlo en algún lugar estratégico de las dependencias de la iglesia. Mantenerlo a la vista de todos es muy motivador, fortalece la moral, multiplica el entusiasmo, y da oportunidad para orar constantemente por la guía y asistencia de Dios dando gracias por lo que Él ya permitió alcanzar.
Una vez establecido el cronograma final, solo queda su implementación y el control de su cumplimiento. Estos aspectos serán desarrollados, Dios mediante, en el próximo artículo.
Por Ernesto Turosky
Argentino, casado con Silvia Domínguez y padre de dos hijos: Emiliano y Tomás. Pastor principal de la iglesia Jesús es el Camino en Florencio Varela. Posee una maestría en Liderazgo Formativo por la Mid- America Christian University (Oklahoma, USA), de la que también es profesor. Recibió su licenciatura en Teología por el Seminario Internacional Teológico Bautista de Buenos Aires. Egresado en Advanced Leadership del Haggai Institute (Maui, USA). Como consultor, profesor y conferencista en desarrollo de liderazgo y crecimiento de la iglesia ha alcanzado a varios miles de pastores y líderes en diversos países.
