Aunque por lógica, la recaudación de fondos va integrada a la administración, los mejores impulsores de proyectos no son los administradores sino son aquellos que tuvieron la visión, es decir, el director, el presidente o el pastor.
En todo el proceso de recaudación de fondos es el visionario o el pionero de un proyecto, quien con más facilidad y con más rapidez logrará llegar a la meta de la recaudación.
En muchas organizaciones eclesiales la recaudación de fondos es un proyecto que va a paso de tortuga, por la simple razón que es un proyecto comunitario y no hay un impulsor responsable. Si se necesita acelerar la recaudación de fondos en una comunidad, entregue el proyecto a quienes lo iniciaron o lo impulsaron. Le sorprenderá cuán rápidamente aparecerán los fondos para el proyecto.
A continuación, los principales puntos a tener en cuenta al realizar una exitosa recaudación de fondos:
1. La oración.
Cada paso en el proceso de la recaudación de fondos debe estar acompañado de la oración. Es importante consultar en todo momento la voluntad de Dios, aunque haya una hoja de ruta y una guía paso a paso. Dios es el visionario de todo proyecto ministerial, eclesial y Él debe tener una voz en todo momento. Algunos de los momentos importantes para pedir la guía de Dios es (a) al realizar la planificación, (b) al seleccionar los posibles donantes, (c) al realizar la visita para pedir apoyo económico, y (d) al recibir respuestas negativas como también positivas, (e) al cerrar el proyecto.
2. La buena planificación del proyecto.
Toda recaudación de fondos empieza con un proyecto bien planificado. La buena planificación es el secreto para que un proyecto sea aceptado y reciba la aprobación para continuar. En la planificación se definen los siguientes puntos: (1) Quiénes administran el proyecto. (2) Quiénes son los encargados de realizar las visitas a los posibles donantes. (3) Una explicación clara de la visión y misión. (4) Una descripción del proyecto: Cada proyecto tiene su historia, sus motivos, sus metas y su proyección futura. Es necesario lograr un orden entre todos esos cabos sueltos y resumirlo en un documento bien redactado que pueda ser presentado a la iglesia y a posibles donantes individuales.
3. La visita personal al posible donante.
Toda recaudación de fondos se inicia con una cita. Y antes de apoyar un proyecto el donante se interesa por conocer los principales detalles. Para esto el que presente el proyecto debe estar bien preparado para responder estas seis preguntas: (1) ¿Concuerda el proyecto con los fines y la visión del donante o de la iglesia? (2) ¿Cuántos y quiénes participan en la financiación de este proyecto? (3) ¿Quién está a cargo de la administración financiera del proyecto? (4) ¿Está planificada la financiación del proyecto? (5) ¿Está garantizado el 100% de la financiación? (6) ¿En manos de quién terminará el proyecto?
4. Una petición clara y específica.
La visita al posible donante es el momento más importante de toda la recaudación de fondos. En esta conversación el representante del proyecto pueda presentar la visión del proyecto y cuáles serán los frutos a corto, mediano y a largo plazo. Este también es un momento de conocerse mejor, ya que es una conversación de uno a uno. Pero lo más importante es dar al posible donante la oportunidad de ser parte de esta obra de Dios en forma concreta y específica. La petición de fondos debe ser formulada mediante un pregunta clara y específica. La visita a un posible donante siempre debe terminar con una ganancia para las dos partes. Si el donante no acepta el desafío de invertir en este proyecto, es posible que este contacto sea la base para otro futuro proyecto.
5. El agradecimiento y los informes.
Si se logra un acuerdo, la administración del proyecto debe enviar una carta de agradecimiento dentro de las primeras 48 horas. A partir de allí la administración debe encargarse de proveer información a los donantes que participan del proyecto. Estos son algunos principios para informar a donantes de fondos para proyectos: (a) Debe haber un saludo y agradecimiento personalizado del encargado principal del proyecto. (b) Se debe informar periódicamente, ordenadamente, resumidamente, numéricamente y gráficamente. (c) Debe haber visitas planificadas del jefe de proyecto al donante (d) Se debe informar acerca del cierre del proyecto.
6. Un buen cierre de proyecto abre nuevas puertas.
Cada proyecto de recaudación de fondos debe tener su momentum. Por lo general esto debe ser la inauguración, el inicio o la puesta en marcha del proyecto que debe ser un acto bien preparado y memorable. Nadie quiere ser parte de un proyecto que no tenga status y nivel. Lo relevante aquí es que el donante sea integrado en el acto como parte fundamental del proyecto, así como también los arquitectos, constructores, administradores y otros que dieron vida al proyecto. El lema en la recaudación de fondos siempre es “trabajar juntos para una misma meta”.
"Dios llama a que cada uno a aportar con el don que recibió. Y si se logra un cierre de proyecto con excelencia es casi seguro que ganará a estos donantes para futuros proyectos."
Finalmente, y en un orden más bien cronológico, los pasos para una exitosa recaudación de fondos:
(1) La visión del proyecto.
(2) La elaboración del proyecto.
(3) El primer contacto con el y los posibles donantes.
(4) La visita y la presentación del proyecto al posible donante.
(5) La respuesta favorable o desfavorable.
(6) La transferencia de los fondos.
(7) El agradecimiento y los informes.
(8) El impacto del proyecto.
(9) El cierre del proyecto.
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