Preparar la reunión
Una gran ayuda para guiar una reunión organizativa casual o periódica,
es un buen orden del día o programa. Este debe ser ordenado de la mejor manera posible y con estimaciones del tiempo destinado para cada asunto a tratar. Esto constituye una gran ayuda para que las reuniones no se salgan de su cauce. A veces se puede originar una discusión, y un tema puede acabar necesitando el doble de tiempo del que se le había asignado. A menudo, sin embargo, los participantes lo compensan siendo más breves en otros temas. Cuando los participantes conocen por adelantado el tiempo asignado a cada tema, y si se toma enserio la reunión y el asunto a tratar, los participantes harán lo que puedan para respetar ese
tiempo.
Establecer un ambiente adecuado
El modo más rápido de quedarse sin la participación de los líderes de áreas, es hablar en un lugar donde haga demasiado calor o que tenga poca ventilación. Esto, unido a una sala de reuniones a oscuras, anima a la gente a que se duerma. Se trata de un fenómeno antropológico: en cuanto se hace oscuro, el cerebro recibe el mensaje de que es el momento de adormilarse. Una habitación caldeada o una falta de oxígeno
ayudan a este proceso. Siempre es aconsejable reunirse en una habitación bien iluminada y con buena ventilación. Si se puede elegir entre una habitación calurosa o una fría, opte por lo segundo, ya que una habitación fresca mantendrá a los participantes despiertos y alertas. Una habitación fresca puede hacer que se quejen, pero ninguno se dormirá. Del inicio y duración de una reunión Para considerar la duración de una reunión, es importante tomar en cuenta el tipo de sesión que se llevará a cabo cal-
culando el tiempo de acuerdo a la misma. Algunas pautas a considerar en este punto son: Las reuniones que sobrepasen las dos horas, siempre es necesario efectuar un breve receso de 15 o 20 minutos y este receso debe realizarse al término de las dos primeras horas. Reuniones de más de cuatro horas, es necesario realizar algunas actividades dinámicas, que involucren a todo el grupo. Para reuniones de media jornada, es necesario establecer el mejor momento, ya sea por la mañana o por la tarde sin ol-
vidar los recesos. En dichos recesos siempre en bueno ofrecer agua, jugos, café y algo liviano para comer.
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